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Datenschutzhinweise zum Thema GPS- & Telemetrietracking

Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beim Anmieten eines Mietgegenstands mit GPS-Tracking

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre diesbezüglichen Rechte wahrnehmen können.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die die HKL Ihnen zuordnen kann. Hierzu zählen auch diejenigen Informationen, die Ihnen nur indirekt, etwa über mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten oder zu einer Online-Kennung zugeordnet werden können. Als identifizierbar wird auch eine Person angesehen, die anhand von einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Übersicht

Diese Datenschutzhinweise verfügen über allgemeine Hinweise, in denen allgemeine Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch HKL in einer Geschäftsbeziehung mitgeteilt werden. Dort werden Sie auch über Ihre Rechte informiert. Darüber hinaus erfolgen in den weiteren Abschnitten Informationen über die einzelnen datenverarbeitenden Verfahren bei Anmieten von Mietgegenständen, die Sie betreffen können.

1 Allgemeine Hinweise

1.1 Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher ist die:
HKL BAUMASCHINEN GmbH
Lademannbogen 130
22339 Hamburg
Telefon: +49 40 538021
E-Mail: info@hkl-baumaschinen.de

1.2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sie erreichen unseren externen Datenschutzbeauftragten unter unserer Postadresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ oder per E-Mail unter: TRoeske@intersoft-consulting.de

1.3 Ihre Rechte

Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten und die Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher, von Ihnen an uns übergebener Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf Datenportabilität), soweit Sie die Daten im Rahmen einer Einwilligungserklärung oder zur Erfüllung eines Vertrages an uns übergeben haben.

Soweit Sie gegen einzelne Verfahren auch ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung haben, wird dies im Rahmen der Beschreibung der einzelnen Verfahren behandelt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an Datenschutz@hkl-baumaschinen.de.

1.4 Freiwilligkeit der Angaben von Daten

Zur Eingehung einer Geschäftsbeziehung müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind. Sollten Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, dann ist für uns die Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses nicht möglich. Die gewünschten Gegenstände können insbesondere nicht ohne GPS-System zur Verfügung gestellt werden.

1.5 Weitergabe der Daten an Dritte

Wir geben Ihre Daten im üblichen Geschäftsgang nicht an Dritte weiter, sofern in diesen Datenschutzhinweisen nichts anderes geregelt wird. Im Rahmen von Wartungsverträgen mit Softwareanbietern oder im Rahmen der Hilfe durch externer IT Dienstleister (z.B. GPS-Dienstleister) können in Einzelfällen externe mit Ihren personenbezogenen Daten in Berührung kommen. Die externen Dienstleister sind jedoch vertraglich zu einem besonders sensiblen Umgang mit Ihren Daten verpflichtet. Die Verträge verbieten den externen Dienstleistern und Softwareherstellern zudem, Ihre Daten für eigene Zwecke zu verwenden.

Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten werden Ihre personenbezogenen Daten gegenüber verschiedenen öffentlichen oder internen Stellen, sowie externe Dienstleistern offengelegt wie z.B. Dienstleister für Akten- und Datenvernichtung oder Wirtschaftsprüfer.

Ihre Zahlungsdaten werden je nach dem von Ihnen ausgewählten Zahlungsmittel an den entsprechenden Zahlungsdienstleister übermittelt. Die Verantwortung für Ihre Zahlungsdaten trägt der Zahlungsdienstleister.

1.6 Datenübermittlung ins Ausland

Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“) handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Sofern Ihre Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung in einen Staat übermittelt werden für den aktuell kein Beschluss der EU-Kommission, über ein angemessenes Schutzniveau besteht, haben wir besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in den Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Mit Dienstleistern in Drittländern schließen wir die von der Kommission der Europäischen Union bereitgestellten Standard-Datenschutzklauseln ab. Diese Klauseln sehen geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern im Drittland vor.

1.7 Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange es zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist.

Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

  • Erfüllung von bspw. handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Zu nennen sind u.a. Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO). Die Aufbewahrungsfristen betragen bis zu 10 Jahren.
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu 30 Jahre betragen, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre

2 Informationen zur allgemeinen Geschäftsbeziehung

2.1 Beschreibung des Verfahrens und betroffene Datenkategorien

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, von uns ein Angebot erstellen lassen oder mit uns einen Vertrag abschließen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten.

Dabei handelt es sich in der Regel unter anderem um folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Vorname, Nachname
  • Adresse
  • Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail-Adresse)
  • Geburtsdatum
  • Staatsangehörigkeit
  • Vertragsstammdaten, insbesondere Vertragsnummer, Laufzeit, Kündigungsfrist, Art des Vertrags
  • Rechnungsdaten/Umsatzdaten
  • Zahlungsdaten/Kontoinformationen
  • Account-Informationen, insbesondere Registrierung und Logins

2.2 Zweckbestimmung des Verfahrens und Rechtsgrundlage

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zur Vertragsdurchführung so wie der vorvertraglichen Kommunikation. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 b DSGVO.

3 Informationen zur Verarbeitung von GPS-Telemetrietracking der Mietgegenstände

3.1 Beschreibung des Verfahrens und betroffene Datenkategorien

Einige unserer Mietgegenstände sind mit einer Technik ausgestattet, die für HKL die Position des Mietgegen-stands bestimmbar und Daten über die Nutzung des Mietgegenstands erkennbar macht. Die Daten werden bei einem Dienstleister gespeichert und anschließend ausschließlich durch uns verarbeitet. Dabei handelt es sich in der Regel unter anderem um folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Standortdaten
  • Geschwindigkeitsdaten
  • Nutzungsdaten (z.B.: Dauer und Betriebszeiten der Nutzung)
  • GPS-Daten

Die Daten können Ihnen als Mieter durch eine Verknüpfung der Maschinen-ID und dem Mietauftrag zugewiesen werden.
Diese Daten werden 12 Monate im Trackingdatenportal gespeichert.

3.2 Zweckbestimmung des Verfahrens und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Nachverfolgung bei Diebstahl und Diebstahlprävention,
  • Nachweis über den Umfang der Nutzung durch den Mieter zur Rechnungserstellung
  • Ermöglichung einer vorrausschauenden Wartung der Mietgegenstände

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dieser Erlaubnistatbestand gestattet die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in unserem „berechtigten Interesses“, soweit nicht Ihre Grundrechte, Grundfreiheiten oder Interessen an der Unterlassung der Datenverarbeitung überwiegen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Verfolgung der zuvor genannten Zwecke.

4 Informationen zur Abfrage von Bonitätsdaten

4.1 Beschreibung des Verfahrens und betroffene Datenkategorien

Im Zuge der Vertragsanbahnung greifen wir auch auf Daten zurück, die uns Auskunfteien, Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher zur Verfügung gestellt haben. Hierbei handelt es sich insbesondere um Bonitätsdaten und Informationen zur Kreditwürdigkeit (über Auskunfteien). Dazu arbeiten wir mit der Bisnode Deutschland GmbH, SCHUFA Holding AG und Creditreform Kommanditgesellschaft zusammen, von der wir die dazu benötigten Daten erhalten. Zu diesem Zweck übermitteln wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten an die vorstehend genannten Unternehmen. Informationen zur Datenverarbeitung Dauer der Speicherung durch die Unternehmen finden Sie hier:

4.2 Zweckbestimmung des Verfahrens und Rechtsgrundlage

Als Unternehmen kann es für uns wichtig sein, die Kreditwürdigkeit unserer Kunden vor Abschluss eines Vertrages zu prüfen. Die Konsultation von und der Datenaustausch mit den oben genannten Auskunfteien dient der Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken im Fall eines Vertragsschlusses.

Diese Daten verarbeiten wir im Fall der Zahlung auf Rechnung zum Zwecke der Bonitätsprüfung zur Vermeidung eines Zahlungsausfalles und auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO und des Art. 6 Abs. 1 lit. f‚ DS-GVO. Auf Basis dieser Informationen wird eine statistische Wahrscheinlichkeit für einen Kreditausfall und damit Ihre Zahlungsfähigkeit berechnet. Wenn die Bonitätsprüfung positiv ausfällt, ist eine Bestellung auf Rechnung möglich. Fällt die Bonitätsprüfung negativ aus, wird unser Shopsystem Ihnen keine Bezahlung auf Rechnung anbieten.

Sie können der Übermittlung dieser Daten an die Wirtschaftsauskunftei jederzeit widersprechen, allerdings ist dann keine Bestellung auf Rechnung mehr über unsere Webseite möglich. Die Tragweite des Scorings beschränkt sich allein darauf, ob eine Bestellung auch auf Rechnung möglich ist. Wir nutzen das Scoring [und die automatisierte Entscheidung unseres Shopsystems] allein, um uns vor möglichen Zahlungsausfällen zu schützen.

Wenn Sie bei Vertragsschluss zahlen, führen wir eine Bonitätsprüfung nur dann durch, wenn Sie hierzu eingewilligt haben. Die Datenverarbeitung und der Austausch mit den Auskunfteien erfolgen dann auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5 Informationen zu eingebauten Fahrtenschreibern

5.1 Beschreibung des Verfahrens und betroffene Datenkategorien

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass unsere Mietfahrzeuge digitale Tachographen eingebaut haben. Diese sind nicht ausschaltbar. Die Tachographen lesen ausschließlich die Lenk und Standortzeiten mit Uhrzeit aus.
Sofern der Mieter oder Fahrer dazu verpflichtet ist, seine Fahrerkarte bei Nutzung des Fahrzeugs zu stecken, kann ggf. auch Bild und Name angezeigt werden.

Wir lesen diese Daten alle 3 Monate von den Fahrzeugen aus. HKL ist dazu verpflichtet, diese Daten für 12 Monate zu speichern. Sofern es sich bei dem Mieter um ein Bauunternehmen handelt, ist HKL auf Anfrage eines Bauunternehmens dazu verpflichtet, diesem über die Lenkzeiten seiner Mitarbeiter, Auskunft zu erteilen.

5.2 Zweckbestimmung des Verfahrens und Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung dient ausschließlich der Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen von HKL und ist damit auf Grund von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO legitimiert.

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